Häufig gestellte Fragen

Wie trage ich Gottesdienste in Churchdesk ein
Zuletzt aktualisiert vor 2 Jahren


1.Einleitung

Das Eintragen eines Gottesdienstes in ChurchDesk wirkt einerseits lästig und unnötig kompliziert. Abgesehen von kleineren Schwächen im ChurchDesk-System, werden durch das simple Eintragen jedoch mehrere, früher einzelne, Prozessschritte in einem Rutsch durchgeführt: Der Termin erscheint im Internet und kann der Presse vorgelegt werden, das Kirchenbüro, die Küster und die Musiker sind informiert, der Kirchraum ist reserviert.

Dieses Dokument führt Sie durch das Eintragen eines Gottesdienstes in ChurchDesk.

2.Vorgaben

Grundsätzlich erscheinen alle in ChurchDesk eingetragenen Gottesdienste auf der Internetseite. Die Gottesdienstpläne beinhalten Termine bereits bis zu zwei Monaten im Voraus. Insofern sollten Gottesdienste spätestens bis zu diesem Zeitpunkt jeweils korrekt und soweit möglich vollständig eingetragen sein.

Beispiele: Im Mai sollten die Eintragungen für Juli abgeschlossen sein, im November jene für den Februar des kommenden Jahres.

Eine Liste mit als unvollständig oder inkorrekt erkannten Gottesdiensten kann unter https://gottesdienstplan.kirche-oldesloe.de/vorlagen.php abgerufen werden. Diese Liste ist nicht verbindlich oder vollständig. Sie kann jedoch als Hilfestellung dienen. Bei aufgeführten Gottesdiensten sind die im Kapitel 3 genannten Angaben zu überprüfen.

Zum Erstellen eines Ereignisses ist https://kirche-oldesloe.de/app/#/calendar aufzurufen. Nach der ggf. notwendigen Anmeldung ist das am oberen Rand grün hinterlegte Plus anzuklicken und der Eintrag „Ereignis“ auszuwählen.

Der Gottesdienstplan ist im Internet über https://kirche-oldesloe.de/gottesdienstplan abrufbar. Nach dem Eintragen eines Gottesdienstes wird der Gottesdienstplan jedoch nicht sofort aktualisiert. Die Aktualisierung geschieht in der Regel über Nacht.

3.Schritt für Schritt

Im Folgenden werden die Schritte des Eintragens eines Gottesdienstes erläutert. Die Nummerierung entspricht jener der Darstellung 1.



3.1.Titel

Das Finden eines passenden Titels für einen Gottesdienst ist vielfach die einzige tatsächliche Hürde, welche beim Eintragen genommen werden muss. Aufgrund der gleichzeitigen Darstellung im Internet sowie der Automatisierung des Gottesdienstplans sind bezüglich des Titels die folgenden Überlegungen notwendig.

Einschränkungen

Der Text „Gottesdienst“ wird bei der Darstellung im Gottesdienstplan entfernt. Dies betrifft sowohl das alleinstehende Wort, wie auch Suffixe, Präfixe und sonstige Vorkommen.

Im Internet sowie im Gottesdienstplan werden bereits Ort und Pastor genannt. Diese Angaben sollen sich im Titel des Gottesdienstes nicht doppeln.

Rezept

Ein einfacher Weg, um einen passenden Titel für einen Gottesdienst zu finden, ist die Zerlegung: Als Veranstaltungstitel kann „Gottesdienst“, „Osternacht“ oder „Konfirmation“ (u.a.) gewählt werden. Diesem können keine bis mehrere Zusätze der Art, „für Familien“, „mit dem Gospelchor“, „mit Abendmahl“, „anschließend Frühstück“, folgen.

Nach Möglichkeit sollten nicht mehr als zwei Zusätze genutzt werden. Sofern mehrere Zusätze genutzt werden, sind diese durch ein Komma zu separieren.

Beispiele

Negativ-Beispiel

Positiv-Beispiel

Erläuterungen




Gottesdienst







Gottesdienst für Senioren, mit Abendmahl




Abendmahlgottesdienst

Gottesdienst mit Abendmahl




Ostergottesdienst

Gottesdienst zu Ostern




Konfirmation Pastor Grimbo

Konfirmation

Felix Grimbo wird als Mitwirkender angezeigt und als Benutzer gebucht.




Gottesdienst für Groß und Klein

Dieser Titel stellt eine Ausnahme dar und bleibt unverändert. Weitere Ausnahmen können bei Bedarf durch die IT-Crowd definiert werden.

3.2.Datum

Hinter diesem Titel befinden sich tatsächlich mehrere Felder. Das Startdatum und die Anfangsuhrzeit sollten allgemein verständlich sein.

Als Endzeit ist anzugeben, wie lange der Kirchraum gebucht werden soll. Handelt es sich lediglich um einen geschätzten Endzeitpunkt, ist vor „Endzeit verbergen“ ein Häkchen zu setzen.

3.3.Ort

Im Feld „Ort“ ist eine Adresse des Veranstaltungsortes einzutragen. Nach Eingabe der ersten paar Buchstaben werden bereits Vorschläge unterbreitet.

Die getätigte Angabe wird im Internet angezeigt. Es handelt sich hierbei noch nicht um die Buchung von Räumlichkeiten.

3.4.Hauptkategorie

Die Hauptkategorie entscheidet über die Darstellung im Internet, der Aushänge des Gottesdienstplans und die Verteilung an die Presse. Damit ein Ereignis als Gottesdienst erkannt wird, ist zwischen den folgenden Kategorien zu wählen.

Kategorie

Veröffentlichung im Gottesdienstplan

Gottesdienst

im Internet

auf Aushängen

an die Presse

Andacht

Kindergottesdienst

Seniorengottesdienst

im Internet

3.5.Ressourcen

Als Ressourcen sind die zu buchenden Räumlichkeiten anzugeben. Bei Eingabe eines oder mehrerer Buchstaben erscheinen Vorschläge. Unter diesen ist auszuwählen.

Nach der Angabe mindestens einer Ressource erscheint ein Button mit dem Text „Verfügbarkeit überprüfen“. Nach dem Klick auf diesen wird angezeigt, ob Buchungskonflikte entstehen. In einem solchen Fall sind die betreffende Person oder das Team im Kirchenbüro zu kontaktieren.

3.6.Benutzer

Die Angabe eines oder mehrerer Benutzer bewirkt, dass diese über den Termin informiert werden, dieser in deren Kalender erscheint und bei weiteren Buchungen zur gleichen Zeit gewarnt wird.

Der Hinweis zur Überprüfung der Verfügbarkeit entspricht jenem aus Kapitel 3.5.

3.7.Mitwirkende

Zur Darstellung im Internet ist es leider zusätzlich notwendig, dass unter „Mitwirkende“ die für die Öffentlichkeit relevanten Personen genannt werden. Dieses Textfeld besitzt keine automatische Vervollständigung.

3.8.Sichtbarkeit

Damit ein Gottesdienst auch im Internet und auf dem Gottesdienstplan erscheint, ist die Auswahl „Internetseite“ obligatorisch.

3.9.Gruppe

In ChurchDesk legt die Gruppe fest, welcher Personenkreis ein Ereignis bearbeiten kann. Die Gruppe ist möglichst passend anzugeben. Im Zweifel ist „(alle Benutzer)“ zu wählen.

3.10.Ereignis speichern und Benachrichtigungen versenden

Der Button zum Speichern des Ereignisses besitzt mehrere Funktionen. Insofern sollte bei dessen Verwendung Obacht gegeben werden:

Es ist mit der Maus über den Button „Ereignis speichern“ zu fahren. Sofern mindestens ein Benutzer gebucht werden soll, ist der Eintrag „…und Benachrichtigungen versenden“ auszuwählen.

Gottesdienste in ChurchDesk

– Übersicht: korrekt eintragen und ändern –

Drei Monate im Voraus sollten die Eintragungen abgeschlossen sein.

Ereignisse können unter https://kirche-oldesloe.de/app/#/calendar über das grün hinterlegte Plus erstellt werden.



Gottesdienste können unter https://gottesdienstplan.kirche-oldesloe.de/vorlagen.php geprüft und unter https://kirche-oldesloe.de/gottesdienstplan angesehen werden. Beide Seiten aktualisieren sich lediglich über Nacht!

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